Kradzież tożsamości Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja jest procesem tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prawidłowo przygotowane oraz zabezpieczone dokumenty należy przechowywać przez określony ustawowo czas, a po upływie obowiązkowego terminu przechowywania należy je zniszczyć lub przekazać do archiwum państwowego.

KAŻDY DOKUMENT PRZECHODZ 4 FAZY "CYKLU ŻYCIA":

FAZA I – Aktywność
Termin ten odnosi się do dokumentów, który są często używane – bardzo często są one zamknięte w biurze, ale jednocześnie z łatwym dostępem na co dzień.
FAZA II – Półaktywność
W tym okresie do dokumentów odwołujemy się rzadko – dokument przechowywany jest do okazjonalnego wglądu lub jego przechowywania i dostęp “na żądanie” wymagane jest przez obowiązujące przepisy prawa. Dokument tak powinien być przechowywany w wydzielonym miejscu w archiwum, z łatwym dostępem.
FAZA III – Archiwum
W tej fazie dokumenty należy przechowywać przez okres ustawodawczy – wiele dokumentów posiada ściśle określone ramy czasowe, w których należy je przechowywać i okazać “na żądanie” przez organy państwowe.
FAZA IV – Niszczenie
Za wyjątkiem kilku szczególnych dokumentów, które muszą być przechowywane przez czas nieokreślony, wszystkie inne dokumenty, po wygaśnięciu okresu ich ustawowego przechowywania, powinny być odpowiednio zniszczone, z uwzględnieniem odpowiedniego do stopnia poufności poziomu bezpieczeństwa wskazanego w normie DIN 66399.

 

KLASYFIKACJA DOKUMENTÓW

Podział dokumentacji na materiały archiwalne (oznaczone symbolem kwalifikacyjnym A) i dokumenty niearchiwalne (oznaczone symbolem B) wynika z zastosowania kryterium wartości dokumentacji dla dziedzictwa kulturowego i cywilizacyjnego, jako źródła do badań naukowych oraz z jej znaczenia dla gospodarki narodowej. Pod względem wartości archiwalnej najważniejszą kategorię stanowią materiały archiwalne. To czy dana dokumentacja jest zaliczana do materiałów archiwalnych zależy od wagi informacji jakie zawiera. Nie ma znaczenia forma zapisu informacji ani nośnik na jakim została zapisana. Natomiast cyfra arabska po symbolu B oznacza liczbę lat, przez którą należy przechowywać akta. Okres przechowywania liczy się w pełnym latach kalendarzowych.

Przechowuje się teczki osobowe pracowników zawierające m.in.: podanie o pracę, życiorys, ankietę personalną, umowę o pracę i wszystkie jej zmiany, świadectwa pracy, dokumenty przeszeregowania lub awansu, dokumenty potwierdzające szkodliwe warunki pracy i pobieranie z tego tytułu stosownych dodatków do wynagrodzenia lub innych ekwiwalentów. Po upływie 50 lat teczki powinny być poddane ekspertyzie archiwalnej w celu wyselekcjonowania akt osobowych zasłużonych pracowników do materiałów archiwalnych.
Jest przechowywana indywidualna dokumentacja medyczna, wewnętrzna dokumentacja medyczna prowadzona w zakładach opieki zdrowotnej i poza zakładami opieki zdrowotnej w przypadku, gdy nastąpił zgon pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia.
Jest przechowywana pozostała indywidualna dokumentacja medyczna m.in. księgi główne przyjęć i wpisów, księgi chorych itd. Zdarzają się także takie placówki, w szczególności onkologiczne i psychiatryczne, gdzie indywidualna dokumentacja medyczna przechowywana jest przez 50 lat, ze względu na możliwość nawrotu choroby.
Przechowuje się: akta spraw cywilnych, w tym gospodarczych i sądowo-administracyjnych w jednostce organizacyjnej, która była stroną w tych sprawach, plany, sprawozdania analizy jednostek podległych, dokumentację wypadków podczas pracy (poza wypadkami zbiorowymi i śmiertelnymi), umowy ubezpieczeń zbiorowych oraz rzeczowych, deklaracje, księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych, dokumentację dotyczącą wyceny i przeceny środków trwałych.
Najliczniejszą grupę dokumentacji niearchiwalnej stanowią akta o 5-letnim okresie przechowywania. Do kategorii B-5 zaliczane są: materiały organizacyjne władz i organów nadrzędnych, opinie dotyczące zewnętrznych aktów prawnych, opinie prawne, projekty planów własnych i sprawozdania z ich wykonania, dokumentacja paszportowo-dewizowa związana z wyjazdami zagranicznymi, dokumentacja kontroli wycinkowej oraz wewnętrznej własnej jednostki, a także kontroli zewnętrznych w jednostkach podległych, książki kontroli, umowy o prace zlecone, legitymacje ubezpieczeniowe, dokumentacja związana z wykonawstwem inwestycji i remontów, recepty w aptekach, zwolnienia lekarskie dostarczone przez pracowników do jednostek organizacyjnych oraz indywidualne deklaracje podatkowe (PIT) wraz z dowodami wszelkich odliczeń podatkowych.
Przechowuje się w szczególności: listy obecności, kopie zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy w jednostkach służby zdrowia, które je wystawiły, oferty złożone u zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, opinie i protokoły posiedzeń wraz z załączoną dokumentacją projektową w zespołach uzgadniających dokumentację uzbrojenia terenu, dokumentację eksploatacji środków transportu.
Przechowuje się m.in. kopie raportów kasowych i grzbiety książeczek czekowych.
Symbolem BC oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym jej wykorzystaniu może być zniszczona.
Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter , treść i znaczenie.

 

PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ

Wytwarzanie dokumentacji stanowi niezbędny czynnik sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną. Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne, musi się opierać na ściśle określonych regulacjach i normach prawnych.

USTAWA

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173)

ZAKRES DZIAŁANIA NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz.U. 1984 nr 41 poz. 218)

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 nr 167, poz. 1375)

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz. U. 2006 nr 98, poz. 680)

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006 nr 206, poz. 1517)

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006 nr 206, poz. 1518)

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 2006 nr 206, poz. 1519)

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. 2010 nr 34, poz. 181)

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 nr 14, poz. 67)

UDOSTĘPNIANIE

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. 2008 nr 156, poz. 970)

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. 2011 nr 196, poz. 1161)

PRZECHOWALNICTWO

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005 nr 28, poz. 240)

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005 nr 32, poz. 284)

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 nr 68, poz. 596)