Blog o Ochronie Tożsamości Szczegoly

Szczegoly

  poprzedni wpis następny wpis  

2019-04-16 | Fellowes Polska SA | Albert Rynio

Czy wiesz, którą niszczarkę papieru wybrać, aby spełniała wymogi bezpieczeństwa i zapewniała ochronę poufnych danych? Istnieje szeroka gama różnorodnych niszczarek tnących na paski i konfetti, ale czy wiesz jaką z nich wybrać do użytku domowego, jaką do małego lub średniego biura, a jaką do zastosowań w otwartych, współdzielonych przestrzeniach w dużych przedsiębiorstwach? Niezależnie od tego, czy poszukujesz niszczarki do użytku osobistego, czy do użytku profesjonalnego, w ofercie Fellowes znajdziesz odpowiednią niszczarkę dla swoich potrzeb.

Wśród rekomendacji1 pięciu niszczarek papieru portalu www.recycling.com znalazły się, aż trzy niszczarki Fellowes: do użytku w małych i średnich biurach – Powershred 99Ci, do niszczenia dużych ilości dokumentów – Powershred 425Ci oraz do automatycznego niszczenia stosów papieru – AutoMax™ 550C.

Zakup niszczarki dokumentów wydaje się łatwym zadaniem, ale należy pamiętać o kilku rzeczach. Dlatego zalecamy dokładne zapoznanie się z naszym artykułem, aby wiedzieć, co należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej niszczarki.

1. Zdefiniuj własne potrzeby niszczenia dokumentów.

Określ czy potrzebujesz niszczarki do domu, małego lub średniego biura, urządzenia do współdzielonych przestrzeni w dużych firmach, a może potrzebujesz wyspecjalizowanego (certyfikowanego) przedsiębiorstwa, które profesjonalnie zajmuje się masowym niszczeniem dużych ilości dokumentów?

Posiadanie we własnych zasobach niszczarek papieru to doskonałe rozwiązanie do bezpiecznego usuwania zbędnych dokumentów, choć jeśli niszczysz duże ilości papieru lub gdy potrzebujesz regularnego niszczenia, bardziej efektywne może okazać się zatrudnienie firmy zajmującej się fachowo niszczeniem i recyklingiem papieru.

2. Na co zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki do papieru?

Ważne jest, aby przed dokonaniem zakupu dobrze zrozumieć wydajność, funkcje i specyfikacje niszczarki papieru. Pozwala to uniknąć późniejszych rozczarowań. Ostatecznie nie chcesz przecież niszczyć dużej ilości papieru w niszczarce, która wymaga chłodzenia po 2 minutach pracy lub która może jednorazowo zniszczyć tylko 3 strony papieru. Nie wszystkie niszczarki zapewniają ten sam rodzaj rozdrabniania papieru. W ogólnym podziale niszczarek rozróżniamy niszczarki paskowe, ścinkowe i mikrościnkowe.

Niszczarki paskowe

Niszczarki paskowe

Niszczarki paskowe to podstawowe niszczarki papieru, które przeznaczone są do zwykłych dokumentów, np. niepotrzebnej korespondencji. Niszczą one kartkę papieru na długie, wąskie paski, z których dane łatwo odtworzyć.

– zapewniają niski poziom bezpieczeństwa (P-1 lub P-2)
– przeznaczone są do niszczenia zwykłych dokumentów tną na pionowe, długie i wąskie paski (ok. 39 pasków z kartki A4)

Niszczarki ścinkowe

Niszczarki ścinkowe

Niszczarki ścinkowe to niszczarki do niszczenia dokumentów poufnych: niszczą kartkę papieru po przekątnej na cząstki, z których dane są trudne do odtworzenia.

– zapewniają średni poziom bezpieczeństwa (P-3 lub P-4)
– przeznaczone są do niszczenia poufnych dokumentów tną na drobne cząstki po przekątnej kartki (ok. 400 cząstek z kartki A4)

Niszczarki mikrościnkowe

Niszczarki mikrościnkowe

Niszczarki mikrościnkowe mają zastosowanie do niszczenia dokumentów wysoce poufnych l tajnych: niszczą kartkę papieru na cząstki, z których dane są bardzo trudno (niemal niemożliwie) do odtworzenia.

– zapewniają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa (P-5 i wyższy)
– przeznaczone się do niszczenia dokumentów poufnych i tajnych tną na bardzo drobne ścinki po przekątnej kartki (ok. 3700 cząstek z kartki A4)

To czy wybierzesz niszczarkę ścinkową czy mikrościnkową zależy przede wszystkim od poziomu zabezpieczenia i rodzaju niszczonych dokumentów i od tego, na ile istotne jest dla Ciebie bezpieczeństwo danych. W większości przypadków wystarczy niszczarka z poziomem bezpieczeństwa P-3, P-4 lub P-5, ale pamiętaj, że to Ty musisz zdecydować o poziomie bezpieczeństwa adekwatnym do ochrony danych w swoim przedsiębiorstwie. Jeśli potrzebujesz pełnej ochrony (najwyższego poziomu bezpieczeństwa) zalecamy dokonanie zakupu niszczarki mikrościnkowej, która rozdrabnia kartkę papieru na znacznie mniejsze cząstki niż niszczarka ścinkowa, niemal uniemożliwiając odtworzenie poufnych lub tajnych informacji.

Poziomy bezpieczeństwa według normy DIN 66399

Deutsches Institut für Normung (DIN)

Przeglądając specyfikację niszczarki zwróć uwagę na poziom bezpieczeństwa według klasyfikacji DIN, np. P-1 lub P-3. Co on oznacza? Poziom DIN P-x (gdzie "x" onz. liczbę od 1 do 7) jest częścią niemieckiej normy DIN 66399 z 2012 r., która jest międzynarodowym standardem bezpiecznego niszczenia nośników danych opracowanym przez Deutsches Institut für Normung (DIN).

Norma DIN 66399 klasyfikuje poziomy bezpieczeństwa dla sześciu kategorii mediów, np. dysków twardych (H), nośników optycznych (O) lub produktów na bazie papieru (P). Spośród siedmiu poziomów bezpieczeństwa papieru wyróżniono trzy klasy ochrony (niektóre poziomy bezpieczeństwa nakładają się na sąsiednie klasy ochrony):

  • klasa ochrony 1 – zwykłe bezpieczeństwo danych (P-1, P-2 i P-3)
  • klasa ochrony 2 – wysokie bezpieczeństwo poufnych danych (P-3, P-4 i P-5)
  • klasa ochrony 3 – bardzo wysoka ochrona poufnych i tajnych danych (P-4, P-5, P-6 i P-7)

W większości potrzeb wystarczy niszczarka papieru, która zawiera się w klasie ochrony nr 2, z poziomem bezpieczeństwa P-3, P-4 lub P-5, która niszczy dokumenty z poufnymi danymi.

3. Ilu użytkowników będzie korzystało z niszczarki?

Czy potrzebujesz niszczarki, której będziesz używał od czasu do czasu w domu? A może potrzebujesz niszczarki do biura, która będzie niszczyła sterty dokumentów każdego dnia? Ile osób będzie używało niszczarki? Czy potrzebujesz niszczarki, którą umieścisz przy biurku? Oto kilka pytań, które powinieneś sobie zadać, aby wybrać właściwą niszczarkę dla swoich potrzeb.

Aby ułatwić Ci wybór, sklasyfikowaliśmy wszystkie urządzenia Fellowes w następujących kategoriach:

  • osobiste niszczarki do domu: dla 1 użytkownika
  • niszczarki do domowego lub małego biura: dla 1-3 użytkowników
  • niszczarki do średniego biura: dla 3-5 użytkowników
  • wydajne niszczarki do dużego biura: dla 5+ użytkowników
  • wysoce wydajne niszczarki dla dużych (współdzielonych) biur: dla 10+ użytkowników

Dokonując podziału na te pięć kategorii kierowaliśmy się wymaganiami użytkowników co do szczeliny wejściowej (ilości kartek niszczonych jednorazowo), czasu pracy i chłodzenia noży tnących oraz pojemności kosza na paski lub ścinki.

4. Ile arkuszy papieru niszczarka niszczy jednorazowo?

Pojemność szczeliny wejściowej informuje, ile jednorazowo maksymalnie arkuszy papieru można podać na mechanizm tnący. Podstawowa niszczarka może zniszczyć do 1 do 3 arkuszy na raz. Jednak wydajniejsze niszczarki mogą niszczyć jednorazowo nawet do 20 arkuszy. Większa pojemność szczeliny wejściowej oznacza również szybsze niszczenie. W najogólniejszym przypadku niszczarka z podajnikiem ręcznym, która nadaje się do domowych i małych biur powinna niszczyć jednorazowo od 10 do 20 kartek A4 w jednym przebiegu niszczenia. Jeśli poszukujesz niszczarki o dużej sprawności niszczenia rozważ wybór niszczarki z automatycznym podajnikiem papieru, który może pomieścić stos dokumentów i zniszczyć je za jednym przyciśnięciem przycisku – niszczarki z automatycznym podajnikiem papieru Fellowes z serii AutoMax™ zapewniają niszczenie stosów dokumentów od 100 (AutoMax™ 100M) do 550 (AutoMax™ 550C) kartek A4 o gramaturze 70 g/m2. Więcej o tej serii niszczarek znajdziesz tutaj »

5. Co to jest cykl pracy niszczarki?

Konsumenci zazwyczaj nie zdają sobie sprawy z tego, jaki jest czas pracy niszczarki i czas chłodzenia noży tnących. Większość niszczarek w swojej specyfikacji posiada ograniczony czas pracy, zwany "cyklem pracy" – nawet niszczarki, które dysponują systemami określanymi jaki "cykl pracy ciągłej" (np. Continuous Duty w niszczarkach Fellowes) nie mogą pracować 24 godziny "non stop" przez 7 dni w tygodniu. Każda niszczarka ma ograniczony czas pracy ciągłej i w wielu przypadkach po takim cyklu musi nastąpić okres chłodzenia noży tnących. Innymi słowy, możesz użyć niszczarki przez określony czas, zanim mechanizm tnący i silnik będzie musiał się ochłodzić.

Jak długo można bez przerwy niszczyć dokumenty? To zależy od rodzaju niszczarki, mechanizmu tnącego i poziomu bezpieczeństwa. Większość niszczarek domowych może rozdrabniać dokumenty do 5 do 10 minut, zanim będzie potrzebne schłodzenie noży tnących. Profesjonalne niszczarki do biur mogą pracować nawet do 30 minut, ale dostępne są również niszczarki wysoce wydajne, które mogą pracować niemal bez przerwy, z zaawansowanymi systemami chłodzenia mechanizmu tnącego i silników podczas pracy niszczarki. Średnio czas schładzania, zanim niszczarka znów będzie gotowa do pracy, wynosi ok. 30 minut, choć w gruncie rzeczy zależny jest on od modelu niszczarki. Niestety istnieje bezpośrednia (negatywna) korelacja pomiędzy poziomem bezpieczeństwa, a czasem pracy urządzenia. Niszczarki mikrościnkowe (np. z poziomem bezpieczeństwa P-5) wymagają z reguły częstszego schładzania niż niszczarki ścinkowe (np. z poziomem bezpieczeństwa P-3), a to dlatego, że niszczarki mikrościnkowe rozdrabniają na mniejsze cząstki i wymagają większej mocy silnika, co powoduje szybsze nagrzewanie urządzenia. Producenci niszczarek zadbali jednak o bezpieczeństwo użytkowania instalując systemy uniemożliwiające nadmierne nagrzewanie urządzeń, zgodnie z rygorystycznymi wymogami bezpieczeństwa.

6. Czy pojemność kosza ma znaczenie przy wyborze niszczarki?

Większość dostępnych niszczarek ma pojemnik lub wysuwany kosz na rozrobione cząstki papieru, choć zdarzają się również niszczarki, które posiadają jedynie głowicę z mechanizmem tnącym, który należy umieścić na wierzchu dowolnego kosza. W ofercie Fellowes dostępne są zarówno niszczarki składające się ze zdejmowanej głowicy tnącej i kosza, jak również niszczarki z wysuwanymi koszami, na których należy umieścić worek na ścinki.

Niszczarki paskowe

Duża pojemność kosza oznacza rzadsze opróżnianie, a zatem im pojemniejszy kosz na ścinki, tym lepiej! Ma to istotne znaczenie w przypadku codziennego niszczenia zbędnej dokumentacji we współdzielonych pokojach. Należy również pamiętać, że poziom bezpieczeństwa ma duży wpływ na to, jak szybko zapełni się pojemnik na ścinki. Niszczarka z poziomem bezpieczeństwa P-2, która rozdrabnia dokumenty na paski, napełni kosz znacznie szybciej niż niszczarka z poziomem bezpieczeństwa P-5, które wytwarza drobne, skondensowane cząstki papieru. Generalnie większość niszczarek posiada zdejmowaną głowicę z mechanizmem tnącym, zwłaszcza te do użytku domowego i tańsze modele, co w wielu przypadkach może być problematyczne przy opróżnianiu kosza: tego typu niszczarki często powodują bałagan, gdy np. przypadkowo przewrócisz urządządzenie lub kosz na ścinki będzie w 100% wypełniony rozdrobnionym papierem. Bardziej zaawansowane niszczarki wyposażone są w wysuwany kosza lub wyjmowany pojemnik, zapewniając profesjonalny, czysty i wygodny wariant opróżniania niż w przypadku niszczarek ze zdejmowaną głowicą.

7. Jakie nośniki danych zamierzasz niszczyć?

Oczywiście papierowe dokumenty. Ale niektóre niszczarki mogą sobie poradzić z czymś więcej niż tylko papierem, np. zszywkami i spinaczami biurowymi, kartami plastikowymi (np. płatniczymi) lub nośnikami optycznymi (płyty CD/DVD). Większość podstawowych niszczarek może niszczyć niektóre zszywki, ale jeśli posiadasz dużą ilość zbędnych dokumentów ze zszywkami i spinaczami biurowymi, upewnij się, że niszczarka poradzi sobie z tym materiałem, bez uszkodzenia noży tnących. Sprawdź specyfikację niszczarki na stronie internetowej producenta.

Niszczarki biurowe mogą również niszczyć karty plastikowe, np. płatnicze lub lojalnościowe, a także karty dostępu do pomieszczeń. Niektóre z nich zostały wyposażone w osobną szczeliną do niszczenia kart i osobny pojemnik na rozdrobniony materiał. Jest to ważne ze względu na ochronę środowiska i segregację odpadów komunalnych. Podobna sytuacja odnosi się do niszczenia nośników optycznych: niszczarka może posiadać dedykowaną szczelinę na płyty CD/DVD i osobny kosz. Podobnie jak w przypadku kart plastikowych jest to ważne ze względów środowiskowych.

8. Czym różni się podajnik ręczny od automatycznego?

Generalnie niszczarki papieru są podzielone na dwa warianty: z podajnikiem ręcznym i automatycznym. Istnieją oczywiście niszczarki będące hybrydami obu sposobów niszczenia, np. model AutoMax™ 100M. Jak sama nazwa wskazuje niszczarka z podajnikiem ręcznym wymaga od użytkownika podania każdorazowo pliku dokumentów do zniszczenia na mechanizm tnący. W zależności od modelu urządzenia chwytasz dopuszczalny stos papieru (zwykle kilka lub kilkanaście kartek) i umieszczasz go w szczelinie niszczarki, niszczysz go, chwytasz kolejny stos, niszczysz, i tak dalej. W przypadku niszczenia dużych ilości dokumentów ten sposób niszczenia może okazać się niezwykle uciążliwy, niewygodny i mało wydajny.

Aby zaoszczędzić czas i przyspieszyć proces niszczenia dokumentów, zalecamy rozważenie zakupu niszczarki z automatycznym podajnikiem papieru. Tego typu niszczarki umożliwiają niszczenie stosu dokumentów (w ofercie Fellowes do 100 do 550 kartek A4) za jednym przyciśnięciem przycisku. Jak to działa? To proste! Wypełniasz podajnik zbędnymi dokumentami, naciskasz przycisk START, a niszczarka automatycznie zajmuje się resztą. Ilość papieru, którą możesz zniszczyć w ten sposób zależy od modelu urządzenia.

9. Bezpieczeństwo przede wszystkim!

Pamiętaj o tym, że niszczarka papieru nie jest zabawką, ponieważ zawiera zestaw ostrych noży tnących. Zalecamy, aby zawsze zachować ostrożność podczas obsługi maszyny i nie pozostawiać działającej niszczarki bez nadzoru, zwłaszcza, gdy w pobliżu znajdują się dzieci lub zwierzęta. Staraj się odłączać niszczarkę od źródła zasilania, gdy jej nie używasz i umieść ją w bezpiecznym miejscu. Rozważ również opcję zakupu niszczarki ze specjalnymi systemami bezpieczeństwa, które zapobiegają przypadkowemu uruchomieniu urządzenia.

Niszczarki Fellowes zostały wyposażone w dwa różne systemy bezpieczeństwa:

  • blokadę Safety Lock – przełącznik ON/OFF, który blokuje możliwość uruchomienia urządzenia
  • lub system SafeSense™ Technology – elektroniczne czujniki, które automatycznie wykrywają dotknięcie szczeliny wejściowej dłońmi i unieruchamiają urządzenie.

Oprócz systemów bezpieczeństwa wiele niszczarek posiada również systemy wspomagające pracę urządzenia, np. systemy zapobiegające zacięciom papieru, ograniczające pobór energii czy uciążliwości związane z hałasem wytwarzanym w procesie niszczenia.

Irytujące "zacięcia papieru" mogą wystąpić z wielu powodów: przekroczenia dopuszczalnej (maksymalnej) ilości kartek podawanych na noże tnące, próby niszczenia materiałów o ponadnormatywnej grubości (np. kartonu), niszczenia pogniecionych kartek papieru czy niewłaściwej konserwacji urządzenia. Jak można im zapobiec? Wystarczy zatrzymać niszczarkę i nacisnąć przycisk zmiany kierunku pracy mechanizmu tnącego: gdy niszczarka wycofa papier będzie można podjąć kolejną próbę niszczenia. Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko "zacięć papieru" wybierz niszczarkę z technologią zapobiegającą zacięciom, np. 100% Jam Proof (np. Powershred 73Ci) lub Jam Blocker™ (np. Powershred 63Cb). Niszczarki odporne na zacięcia papieru prewencyjnie wykrywają, gdy chcesz zniszczyć zbyt wiele arkuszy papieru na raz i dobierają optymalne parametry niszczenia do ilości kartek.

Zawsze zalecamy wyłączenie niszczarki papieru, gdy jej nie używasz. To jest najlepsze rozwiązanie dla Twojego bezpieczeństwa, ale także pomaga obniżyć koszty zużycia energii, choć może okazać się uciążliwe jeśli niszczysz dokumenty wielokrotnie w ciągu dnia pracy. Aby rozwiązać ten problem poszukaj niszczarki z opcją oszczędzania zużycia energii, wyposażonej w tryb gotowości do pracy i uśpienia, w którym zużycie energii jest bardzo niskie, np. niszczarki z technologią Energy Savings System™ w niszczarkach Fellowes.

Niszczarki wytwarzają średnio około 65-75 decybeli podczas niszczenia, co w przypadku pracy we współdzielonym biurze może okazać się uciążliwe. Dlatego zaleca się wybranie niszczarki, która pracuje cicho, np. z technologią Silent Shred Performance w niszczarkach Fellowes. Aby maksymalnie zmniejszyć uciążliwość, możesz również umieścić niszczarkę z dala od biurek pracowników lub w zamkniętym pomieszczeniu np. archiwum.

Doświadczalnie w testach wykazaliśmy, że tańsze modele niszczarek wytwarzają więcej hałasu o wysokiej częstotliwości niż profesjonalne niszczarki biurowe, które również są hałaśliwe, ale nie generują szumu o wysokiej częstotliwości, który jest dość irytujący i nieprzyjemny.

Silent Shred Performance

Najogólniej poziom hałasu wytwarzany podczas pracy niszczarki można określić jako:

cichy: poniżej 60 dB
normalny: od 60 do 70 dB
głośny: powyżej 70 dB

Oczywiście wybór niszczarki z poziomem hałasu zależy od Twoich subiektywnych preferencji i wytrzymałości!

10. Jak prawidłowo konserwować niszczarkę?

Jak należy konserwować i czyścić niszczarkę papieru? I dlaczego jest to ważne? Nowa niszczarka, po wyjęciu z pudełka, działa bardzo płynnie i bezproblemowo. Aby utrzymać ten stan, musisz co jakiś czas wykonać jej konserwację, np. poprzez oliwienie noży tnących. Producenci niszczarek z reguły rekomendują olej do niszczarek i podają prawidłowy sposób jego użycia, który wydłuża żywotność mechanizmu tnącego i utrzymuje noże tnące w dobrym stanie. Pamiętaj jednak, że nie wszystkie niszczarki wymagają oliwienia oraz, że istnieją niszczarki z automatycznym systemem oliwienia: sprawdzisz to w specyfikacji urządzenia. Olej do niszczarek zazwyczaj dostępny jest w małych butelkach lub naoliwionych arkuszach.

Jak często należy oliwić niszczarkę papieru? Zalecamy zrobienie tego za każdym razem, gdy kosz na ścinki jest pełny lub po intensywnej eksploatacji urządzenia. Jak to zrobić? Sprawdzisz to w instrukcji urządzenia. Niektóre niszczarki są wyposażone w funkcję "automatycznego oliwienia" – te niszczarki same dbają o proces smarowania – jedyne, co musisz zrobić, to upewnić się, że w zasobniku oleju jest wystarczająca jego ilość.

Podsumowując… nie istnieje oczywiście jeden słuszny i obowiązujący algorytm wyboru właściwej niszczarki, ale mamy nadzieję, że przedstawione powyżej porady pomogą podjąć Ci właściwą decyzję zakupową, z której będziesz w pełni zadowolony. Pamiętaj, że to Ty powinieneś określić wymagania co do pracy urządzenia i dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami i budżetem. Pamiętaj także, że Fellowes jako producent Najmocniejszych Niszczarek Świata™ jest do Twojej dyspozycji we wszelkich pytaniach i specjalistycznych poradach.

Wejdź na www.fellowes.pl i poznaj całą gamę niszczarek Fellowes!

1 źródło: https://www.recycling.com/best-cross-cut-shredders